Uurige Oma Ingli Arv

Ajajuhtimise maatriks: oma aja parim kasutamine

'Plaanid pole midagi; planeerimine on kõik. ' - President Dwight D. Eisenhower



1010 kaksikleegi tähendus



Allikas: rawpixel.com



Saate iga päev 24 tundi ja eksperdid ütlevad, et peaksite veetma neist 8 magades. See jätab 16 tundi täis, et kõik tehtav tehtud saaks. Miks siis alati tundub, et päevas pole KUNAGI piisavalt tunde? Vastus sellele dilemmale seisneb selles, kuidas te oma aega haldate. Üks proovitud ja tõestatud, kuid lihtne strateegia, mida saate kasutada, on ajajuhtimise maatriks. See on loodud selleks, et aidata teil oma kohustused tähtsuse järjekorda seada, et saaksite neist kõigist läbi saada võimalikult vähese stressiga.

Ajajuhtimise maatriks pole siiski võlunupp. See ei lisa teie päevale rohkem tunde ega anna üleinimlikku kiirust oma tööde lõpuleviimiseks varuks. Samuti ei pane see kõiki teisi transsi, kui võtate oma aega segavate ülesannete kallal töötamiseks - see pole SELLINE maatriks! Suurepärane on see, et see võib töötada kõigile, kuid on teatud hoiakuid ja oskusi, mida peate arendama, et see teile sobiks.



Alustuseks selgitame, kuidas maatriks ise ja selle seos Ameerika Ühendriikide 34. presidendiga. Järgnevalt tõstame esile maatriksi eelised ja anname teile mõned kasulikud näpunäited selle kohta, kuidas maatriksit kõige paremini ära kasutada, et oma loetelu 'To Do' valmis saada!



Mis on ajajuhtimise maatriks?



Allikas: pixabay.com

Ajajuhtimise maatriksit nimetatakse sageli „Eisenhoweri maatriksiks”, „Eisenhoweri kastiks” või „Eisenhoweri otsuste maatriksiks”. Seda seetõttu, et president Dwight 'Ike' Eisenhower (1890 - 1969) omistatakse selle loomisele ja väidetavalt on ta seda oma presidendiajal kasutanud. Teine maatriksi populariseerimisega sageli seotud nimi on Stephen Covey (1932 -2012). Ta oli koolitaja, autor ja ärimees, kes inspireeris teisi oma ideedega tõhususe ja juhtimise kohta. Covey arutleb Eisenhoweri maatriksi kasulikkuse üle oma raamatus „Väga tõhusate inimeste 7 harjumust”.

Eisenhoweri maatriks on ruut, mis on jagatud neljaks kvadrandiks või väiksemaks ruuduks (kaks ülal ja kaks all). See kasutab nelja silti: Tähtis, Mitte oluline, Kiireloomuline ja Mitte kiireloomuline. Iga kvadrandi kattuvate siltide tulemuseks on järgmine paigutus.



  • Esimene kvadrant (üleval vasakul) - oluline ja kiireloomuline
  • Teine kvadrant (paremal ülal) - oluline, kuid mitte kiireloomuline
  • Kolmas kvadrant (all vasakul) - kiireloomuline, kuid mitte oluline
  • Neljas kvadrant (paremal all) - pole kiireloomuline ega oluline

Sageli ajame segi, mida mõeldakse „olulise” ja „kiireloomulise” all, arvates, et need on ühesugused. Ajajuhtimise maatriks muudab aga nende vahelise erinevuse mõistmise hädavajalikuks. Need kaks sõna vastutavad selle eest, et maatriks oleks kaugemal kui lihtne ajaplaneerimise diagramm, kus loetlete lihtsalt tegevused, mida soovite kindla perioodi jooksul katta.

Tähtis: Need elemendid on teie seatud eesmärgi saavutamiseks hädavajalikud. Peate neid väga olulisteks, olgu siis isiklikult või kellelegi, kellest hoolite.



Kiireloomuline:Need esemed tuleb teha kohe, tavaliselt seetõttu, et nende edasilükkamine mõjutab koheselt teie teisi esemeid või valdkondi.



Maatriksi täidate, lisades kõik oma ülesanded ruutu, lähtudes sildikombinatsioonist, mis sobib BEST-iga. Kohe näete, kuidas ajajuhtimise maatriks sunnib teid kokku võtma mitte ainult kõiki asju, mida peate tegema, vaid ka seda, kuidas te neid vaatate, arvestades teie aja asjakohasust ja nõudlust.



Esimene kvadrant: oluline ja kiireloomuline

Selles Eisenhoweri maatriksi segmendis on ülesanded, millele olete seadnud kõrgeima prioriteedi. Need töökohad on need, mida ei saa hilisemaks ajaks edasi lükata ja neist tuleb koheselt hoolitseda. Siinsed üksused võivad sisaldada kliendile või teie ülemusele kiiresti lähenevat tähtaega. Teised võivad olla:



  • Meditsiiniline hädaolukord
  • Perekriis
  • Viimase hetke ettevalmistused sündmuseks

Need kohustused kipuvad olema sellised, mida te ei saa kellelegi teisele delegeerida ja peate iseendaga tegelema. Isegi kui saate neid delegeerida, peate nende täitmise üksikasju isiklikult jälgima.

Ideaalses maailmas, kus olete pidevalt oma ülesannetega kursis ja hädaolukordi pole kunagi, oleks esimene kvadrant tühi! Me kõik teame, et see pole kunagi nii. Nii et praktiliselt ei tohiks esimese kvadrandi esemeid olla rohkem kui käputäis. Esimese kvadrandi hoidmine toimub teise kvartali asjadega järjepidevalt töötades. Seda tehes on teie jaoks vähem stressi, kui peate maatriksit kohandama ja asju ümber vahetama, sest ilmub midagi, mis on ülimuslik kõige muu suhtes.

Allikas: rawpixel.com

Ka liiga palju elemente oma ajajuhtimise maatriksi esimeses segmendis võib viidata sellele, et teil on taldrikul liiga palju või olete rohkem hammustanud kui suudate närida. Leidke hetk, et kõik oma esimese kvadrandi kirjed objektiivselt üle vaadata. Võimalik, et mõned neist peaksid olema kas teises või kolmandas kvadrandis - mitte nii olulised ega kiireloomulised, kui algselt arvasite.

Kui teie esimene kvadrant on alati ülevoolav, peate võib-olla loobuma mõnest oma vastutusest, tagamaks, et teie tervist ja mõistlikkust ei rikuks kiirete ja oluliste asjade mägi, mida peate tegema.

Teine kvadrant: oluline, kuid mitte kiireloomuline

Siit saate paigutada keskmises ja pikas perspektiivis olulised esemed - asjad, millega võite tegeleda vaid natuke korraga. Teine kvadrant osutub tuleviku strateegiate kujundamisel või planeerimisel väga kasulikuks. Need tööd väärivad õiglast osa teie tähelepanust (see tähendab ju, miks te neid oluliseks sildistate!) Nende valmimine ei ole siiski eriti pakiline. Lõppkokkuvõttes võtate eesmärgiks, et suurem osa teie ülesannetest langeks teisele kvadrandile.

Selle ajajuhtimise maatriksi segmendi võiks reserveerida tegevustele, mis aitavad kaasa teie üldisele heaolule - teie füüsilisele, vaimsele ja emotsionaalsele tervisele. Sellised asjad nagu liikumine, puhkuse ajastamine või kvaliteetaja veetmine pere ja sõpradega. Muud võimalikud kaks ruutu hõlmavad järgmist:

  • Koolitused
  • Professionaalne areng
  • Ürituse ettevalmistamine
  • Uudistega kursis olemine
  • Planeerimisele kulutatud aeg

Võimaluse korral on vastutuse delegeerimine ja meeskonnatöö kasutamine kaks väga head viisi kahe kvadrandi lahendamiseks. Nii on ka see, et on vaja pühendada oma kahele kvadrandile aega, kuigi need pole ülimalt pakilised. Kui teil tekib harjumus neid edasi lükata, on väga tõsine oht, et need esemed kantakse teie esimesele kvadrandile ja teid rõhutatakse.

Kiire näide viivitab alati ametialase arenguga, kuni mõistate järsku, et teie töö on nüüd täiuslik, kuna te ei suutnud oma kvalifikatsiooni tõsta ja oma eriala arengutega kursis olla. Kokkupõrkekursused, kiirparandused ja ülemuse veenmine, et peate professionaalset arengut oluliseks ja püüdlete paremuse poole, koormavad ainult stressi.

Kolmas kvadrant: kiireloomuline, kuid mitte oluline

Kolmanda kvadrandi üksusi peetakse tavaliselt häirivate või katkestustena, mis takistavad teid esimese ja teise kvadrandi tööde lõpetamisel. Need ilmuvad kiireloomulisena, nagu teie telefoni helin, kuid need pole tingimata olulised. Kolmas ruut sisaldab järgmist:

kleit unenägu tähendus

Allikas: rawpixel.com

  • Mõned kohtumised
  • Mõned telefonikõned
  • Mõned e-kirjad

Kolmanda kvadrandi täitmine kipub olema keeruline ja tuleneb teie arusaamast sellest, mis on oluline versus pakiline.

Hea näide sellest, mis siin toimub, on see kuu kolmas kolmetunnine osakonna koosolek, kus saate teada samu probleeme nagu varemgi. Kui see on läbi, lähevad kõik tavapärase asja juurde tagasi. Te ei pea koosolekut nii oluliseks, kuid teie ülemus teeb seda kindlasti ja seetõttu on teie kohalolek kiireloomuline - te ei saa seda edasi lükata.

Kui tegemist on kolmanda kvadrandi üksustega, siis delegeerige neist nii palju kui võimalik. Võib-olla peate ikkagi kontrollima kõigi teie delegeeritud üksuste edenemist, et tagada nende tõhus ja tulemuslik toimimine. Vastasel juhul võib see teie poole pöörduda veelgi kiiremas korras kui algselt nõudis.

Lisaks ei pea teie delegeeritud kohustused olema tegeliku inimese ees. Näiteks võite mõne telefonikõne vastuvõtmisel tugineda kõnepostile, kui tegelete esimese ja teise kvadrandi oluliste probleemidega. Hiljem, kui te pole nii hõivatud, saate sõnumitest läbi vaadata, et teada saada, milles need seisnesid, ja tegeleda igaühega vastavalt vajadusele, võib-olla helistades tagasi.

Neljas kvadrant: pole kiireloomuline ega oluline

Kui täidate usinalt oma Eisenhoweri maatriksi kolm esimest kvadrandit, siis võite olla meeldivalt üllatunud paljude asjade arvu üle, mille lõpuks langete neljandale kvadrandile! Need asjad on üldiselt halvad, ebaproduktiivsed harjumused, mis pole olulised ega pakilised. Nad kipuvad teie päeva segamini ajama ega tee muud, kui takistavad teid oluliste, kiireloomuliste või mõlema ülesannete täitmisel.

Sellised asjad nagu teie sotsiaalmeedia kontode pidev registreerimine ja:

  • Telerivaatamine tundide kaupa
  • Sihitult veebis surfamine
  • Telefonivestlused, mis keskenduvad lobisemisele

Need aja raiskajad satuvad sageli kiireloomulisuse varju - näiteks telefonis on teate hoiatus, kuid need pole kunagi olulised. Nende paigutamine oma ajajuhtimise maatriksi neljandasse ruutu on esimene samm endast vabanemiseks. Teie aega saab palju paremini kulutada ülejäänud kolmes kvadrandis asuvatele asjadele - asjadele, mida olete pidanud oluliseks või kiireloomuliseks.

Muidugi on alati oluline leida aeg lõõgastumiseks ja lõõgastumiseks ning see võib kohati muutuda kiireloomuliseks. Tavaline tühine ja ebaproduktiivne tegevus on siiski selline asi, mida peaksite proovima oma igapäevatoimingutest välja jätta.

Ajajuhtimise maatriksi tõhus kasutamine

Tehke seda regulaarselt

Ajakorraldusmaatriksi kirjutamise sageduse kohta pole ranget reeglit. See sõltub teie oludest, töökoormusest ja täidetavate ülesannete laadist. Mõned inimesed leiavad, et maatriksi iganädalane ülevaatamine ja ajakohastamine on nende jaoks otstarbekas. Teised eelistavad selle kallal igapäevaselt tööd teha, vajadusel ülesandeid kustutada ja lisada. Millise intervalli valite, proovige oma maatriksiga töötamiseks varuda kindel aeg, kuna see aitab tagada, et see saab tehtud.

Allikas: pixabay.com

unistus kuulsusest

Kirjuta see üles

Planeerimise osas on alati hea harjumus asju kirja panna, kas pliiatsi ja paberiga või arvutisse, tahvelarvutisse või telefoni. Juba kirjutamistöö koos teie loodud visuaalse maatriksiga aitavad mõlemad teie mõtlemisprotsesse arendada, kui sorteerite käsilolevaid ülesandeid. Hea on hoida oma ajajuhtimise maatriks kohas, kus seda sageli näete - teie arvuti avakuva või strateegiliselt paigutatud paberkoopia töötab hästi.

Ajajuhtimise maatriks on mõeldud enama ülesande täitmisel kui abistamiseks. See on ka viis, kuidas saate tagasi astuda ja anda teatud vaatenurk sellele, kuidas vaatate kõiki asju, mida soovite teha. Maatriksi füüsiline üleskirjutamine aitab teil seda teha.

Lisage üksikasjad

Mõelge oma maatriksile lisatud üksikasjadele kui esimesele sammule iga oma ülesande täitmisel - omamoodi rünnakuplaan. Iga ülesande paigutamisel Eisenhoweri maatriksisse saate oma väited selgeks teha, lisada märkmeid, jagada suure töö väiksemateks ja seejärel lisada nende jaoks eraldi saavutuste ajad.

Ole paindlik

Teie ajajuhtimise maatriks pole kivisse paisatud. Ootamatud sündmused, mis võivad olla olulised või kiireloomulised, võivad igal ajal hüpata ja teie hoolikalt koostatud plaanid graafikust välja jätta. Võib juhtuda, et üksused vahetavad kohta, hüpates ühest kvadrandist teise.

Näiteks võite olla paigutanud teise kaugusesse (oluline, kuid mitte kiireloomuline) töö kaugema tähtajaga. Kui asjaolud viivad selleni, et te ei saa sellel osaleda üldse või nii palju, kui oleksite soovinud, siis võite avastada, et tähtaeg on ootamatult teie pea kohal ja üsna väike töö on endiselt puudulik. See tähendab, et peate selle konkreetse töö kokku lööma esimese kvadrandiga (oluline ja kiire), et tagada selle tähtajast kinnipidamine.

6 Ajajuhtimise maatriksi kasutamise eelised

  1. Õpid tähtsustama: Oskus ära tunda olulisi asju ja eristada neid ümbritsevatest ebaolulistest segajatest on hindamatu oskus. Ajahalduse maatriksiga töötades leiate, et prioriteetide seadmine muutub intuitiivsemaks. See tähendab, et saate kiiresti hinnata olemasolevaid ülesandeid nende asjakohasuse ja kiireloomulisuse osas ning seejärel kohandada oma lähenemisviisi neile sobivaks.
  2. Saate organiseeritumaks:Eisenhoweri maatriks lisab korra, kuidas oma kohustusi täita. Niisiis, juhusliku töötamise asemel teate, millised tööd tuleks kõigepealt teha ja millised saate aja jooksul laiali jagada.
  3. Sa õpid lahti laskma:Ajakorraldusmaatriksile tuginedes ei aita teid segada mitte ainult segajad, mida te oma ülesannete täitmisel juhendate. Samuti õpitakse mõistma, kui te ei saa enam kohustusi võtta ja kui on aeg mõned oma ülesanded teistele anda.
  4. Sa õpid enesedistsipliini:Enesedistsipliin võtab teadlikult kontrolli teie käitumise üle. See hõlmab rohkem keskendumist positiivsetele tegudele, kui loobute negatiivsetest. See omadus kasvab loomulikult välja maatriksi kolmest esimesest kasust: häirete esmatähtsustamine, korrastamine ja vältimine.
  5. Sa täidad rohkem:Olles organiseeritum ja vältides aja raiskamist, kulutate rohkem aega olulistele, töötades oma ülesandeloendi kaudu palju kiiremini. Need 16 tundi teie päevas ei tundu äkki nii lühikesed!
  6. Teil on vähem stressi:Üsna sageli tuleb suur osa kogetud stressist sellest, et meil on korraga liiga palju teha ja tunne, et me ei saa pühendada igale tegevusele piisavalt aega. Ajajuhtimise maatriksiga hakkate oma ülesannete täitmisel ja tähtaegadest kinni pidama, kõrvaldades seeläbi suure osa stressist.

Allikas: rawpixel.com

Mõned isikud saavad ajajuhtimise töölehte, nagu maatriksit, hoolsalt ise rakendada. Teiste jaoks on aga koolitatud spetsialisti väike nõustamine ja juhendamine nende käivitamiseks ideaalne katalüsaator. Kas teil on probleeme kroonilise edasilükkamisega, kas olete pidevalt halvasti organiseeritud või häirivad teid elus asjad, mis pole olulised ja mitte kiireloomulised? Mida varem pöördute abi saamiseks, seda varem võite hakata nägema erinevust, mida ajajuhtimise maatriks võib teile pakkuda.

Jaga Oma Sõpradega: